Schouws experiment met digitale vergaderstukken

vrijdag 18 februari 2011

ZIERIKZEE - De gemeente Schouwen-Duiveland gaat vanaf volgende maand experimenteren met digitaal verspreiding van vergaderstukken.

De proef is de uitvoering van een september vorig jaar door D66 ingediende motie. Deze motie kreeg de steun van een ruime meerderheid van de gemeenteraad.

Volgens de D66-fractie kan door het werken met digitale verspreiding van vergaderstukken fors bespaard worden op onder meer inkt en papier. De fractie gaat uit van een besparing van 15.000 tot 20.000 euro per jaar.

Een ander voordeel van digitale vergaderstukken is dat de ontvanger van de stukken gebruik kan maken van snelle zoekfuncties, iets wat ontbreekt bij de traditionele manier van verspreiden van de stukken.

Een speciale werkgroep - waarin alle fracties vertegenwoordigt zijn- is aan het werk gegaan om het experiment in de steigers te zetten. Uitgangspunt is dat tijdens het experiment de huidige werkwijze van het op papier toezenden van vergaderstukken blijft bestaan voor iedereen die daar behoefte aan heeft.

De bestaande automatiseringsinfrastructuur van de gemeente is tijdens de proef maatgevend. Deelnemers aan het experiment kunnen gebruik maken van eigen apparatuur om de digitale stukken binnen te halen. Dat kan via de gewone computer of laptop, maar bijvoorbeeld ook met een I-pad.

De proef met digitale vergaderstukken gaat een half jaar duren.

Het is de bedoeling dat half september dit jaar bekeken wordt of het systeem van werkt én bevalt. Tijdens die evaluatie loopt het experiment voor de deelnemers die dat wensen gewoon door. In december 2011 wordt van de gemeenteraad een finaal oordeel over de proef verwacht.